Sua empresa tem salas de reuniões e a secretária controla tudo isso manualmente? Quando as pessoas precisam utilizá-las, sempre perguntam e fazem o agendamento através da secretária?
Por que não fazer isso de modo automático?
1) Crie uma conta para cada sala de reunião no seu AD com e-mail;
2) Abra o e-mail da conta correspondente à sala, clique em “Ferramentas” / “Opções”. Vá até a guia “Preferências” e clique no botão “Calendário”, depois “Agendamento de Recursos” e marque as 3 opções disponíveis.
3) Quando as pessoas fizerem agendamento para uma reunião, ao convidar os participantes basta também convidar a sala de reunião. Assim, o usuário poderá verificar se a sala está disponível no recurso de agendamento do Office 2007.
4) Mas, isso tudo só funciona se alguma máquina estiver com a conta da sala aberta (vou testar sem estar com a conta aberta). Para evitar isso, basta seguir os passos da Microsoft sobre um recurso chamado “Auto Accept Meeting” que já existe já no Exchange 2007. Quem tem Exchange 2003 faz-se necessário seguir estes passos.
Caso a reunião seja cancelada, como o controle de salas funciona? Ele faria um cancelamento automático quando recebesse o aviso de cancelamento?
Sim faria